教务〔2022〕79号
各二级教学机构：
根据《东莞理工学院本科生课外实践学分管理办法（试行）》（下称“管理办法”）要求，本科生须通过本科生课外实践学分管理系统（下称“系统”）报名相关活动并修满相应学分方可进行毕业资格审核。同时，课外学分成绩单将作为校团委、党委学生工作部、学生处奖励认定的唯一依据。为进一步做好本科生课外实践学分管理工作，现通知如下：
一、明确管理员职责，规范课外实践学分认定程序
（一）各学院应尽快梳理本学院学生的课外实践学分认定情况，研制2020级、2021级和2022级本科生课外实践活动及学分认定工作计划，确保学生合规、有序认定课外实践学分，达到毕业条件。
（二）各学院根据实际情况持续完善课外实践学分工作制度，相关制度办法需符合《管理办法》规定，明确管理员活动发布及学分认定规范，尤其是学院课外实践活动学分设置规则及认定凭证。
（三）教务处按系统操作权限设置了三级管理员制度（附件1）。请各学院分配好辅导员相关职责，于10月23日前将学院辅导员名单（附件2）通过OA邮箱发送至教务处联系人，教务处将统一设置学院副书记及全体辅导员为系统管理员。
二、处理管理系统中错误的学分认定记录
（一）管理员自查。根据系统后台数据分析结果，现阶段各学院存在课外实践活动开设数量较低、大多数2020级和2021级本科生未认定课外实践学分、任意开设课外实践活动、未经审核随意认定学分等问题。请管理员尽快登录系统，检查相关历史记录，重点检查以下两个方面并报二级学院汇总：
1. 是否在学校部门负责的项目类别下设置二级学院认定活动；
2. 是否认定了不合理学分，如高于同类学校部门认定的学分，或明显不合理的“高分”等。
（二）二级学院报送处理方案。二级学院根据管理员上报的错误记录，逐条研究制定处理方案并形成汇总表（附件3），于10月30日前通过OA邮件发送至教务处联系人。
（三）教务处集中处理相关记录。教务处审核二级学院上报的处理方案，并于11月集中处理，请各二级学院配合相关工作。对于未报送处理方案的学分记录，默认以“删除”处理。
三、开展课外实践学分认定培训
（一）各学院于10月30日前面向2020级、2021级和2022级本科生开展课外实践学分宣讲及培训会，发放宣传册等相关材料，明确学生活动报名及学分认定程序。宣传册已印制完成，请各学院到行政楼A208教务处领取。
（二）各学院于10月30日前组织学生参加《本科生课外实践活动政策解读（学生篇）》优学院线上课程，并完成课后测验。其中，各学院副书记为对应班级的任课教师，请督促学生学习并完成测验。
（三）各学院组织辅导员集中观看《本科生课外实践活动政策解读（管理编）》宣传片（链接见附件4），深入学习《管理办法》精神，掌握管理系统操作方法。
四、其他相关说明
（一）关于本科插班生（含三二分段）课外实践学分的说明
根据《管理办法》要求，全日制本科生在校期间必须修满15个课外学分，方能通过毕业资格审核；本科插班生（含三二分段）在校期间必须取得上述规定学分的三分之一，方能通过毕业资格审核。对于本科插班生（含三二分段），最低课外实践学分按照下表要求执行（可不区分活动类别）。
表：课外实践活动分类及学分表（适用含三二分段在内的本科插班生）
认定管理 机构 | 二级教学机构 | 社区知行学院 | 学校部门 | 总学分 |
认定学分 | 1.3 | 2（含1知行活动分及1知行课程分） | 1.7 | 5 |
（二）及时反馈课外实践学分认定情况
二级教学机构及课外实践学分管理员要积极与教务处、党委学生工作部、学生处、校团委、创新创业学院、学生社区知行学院等相关部门保持沟通，对于工作中遇到的情况及问题应及时整理反馈。其中，对于学生参加非学校组织的课外实践项目，请根据《管理办法》第二十二条之规定认定学分。对于管理员在工作过程中遇到的疑问、意见或建议，可通过《课外实践学分工作反馈（管理员）》调查问卷向教务处反馈（链接见附件4）。
附件（点击下载）：
1. 课外实践学分管理系统管理员分级制度
2. 二级学院辅导员名单
3. 课外实践学分认定记录处理方案汇总表
4. 相关网站及材料下载链接
教务处
2022年10月19日
（教务处联系人：翁远航，联系电话：22862022）
